TYPICAL
Recent heeft SPARKadvies in kaart gebracht wat er beter zou kunnen (of moeten) bij een bedrijf dat een ongekende groei doormaakt. Er zijn uiteindelijk 14 adviezen achtergelaten (6 ‘must-do’ + 5 ‘should-do’ + 3 ‘could-do’), waarvan een aantal direct is overgenomen. Een aantal is in beraad en een aantal zal waarschijnlijk vervallen.
De opdracht is uitgevoerd in drie fasen van elk ca 3 weken, met aansluitend een week van Rapportage & Overdracht.
Er bleek consensus over ‘WAT’ er moest gebeuren. Minder over de manier waarop: ‘HOE’.
FASE 1: LISTEN & OBSERVE
In de eerste 3 weken is met een groot en divers aantal mensen binnen de organisatie gesproken. Het management heeft daarbij openheid gestimuleerd en vertrouwelijkheid gerespecteerd.
In deze fase is een beeld ontstaan van wat er beter kon, maar ook van wat er beter moest. Met als resultaat een ‘longlist’ aan onderwerpen.
FASE 2: REVIEW & SUGGEST
In de tweede periode is voor elk van de onderwerpen zowel draagvlak als urgentie getoetst. Op basis hiervan is een ‘shortlist’ opgesteld met voor elke suggestie een compact voorstel voor vervolg.
Met behulp van iteratieve ‘make-by / check-by’ routines, is de shortlist (aangepast en) definitief gemaakt.
FASE 3: PROPOSE & PREPARE
In de laatste fase is voor iedere activiteit een summiere, maar concrete beschrijving opgesteld:
Description: wat is de bedoeling
In scope: wat moet er wél gebeuren
Out of Scope: wat moet er niet gebeuren
Remarks: opmerkingen of toelichting.
Gezamenlijk vormen deze acties het verbeterprogramma.
Voor dat programma is zowel een RACI-tabel als een Interactie-overzicht opgesteld:
o de tabel maakt duidelijk wie er betrokken zijn bij een activiteit en in welke rol;
o het overzicht maakt inzichtelijk welke activiteiten een connectie of (mogelijk) overlap hebben.